Warum asynchrones Arbeiten für Wissensarbeiter so wertvoll ist

Wenn wir uns an die Zeit vor der Pandemie zurück erinnern, fällt uns die Redewendung ein: “Ich muss morgen mal konzentriert an einem Thema arbeiten, ich bleibe deswegen zu Hause.”

Aber beginnen wir einmal mit einer kurzen Definition von Wissensarbeit.

Ich habe mein Leben lang in der Software gearbeitet. Man könnte sagen, dass alle, die hier arbeiten, ihre Arbeitsleistung, also der Mehrwert, den sie schaffen, im wesentlichen auf Wissensarbeit beruht. Seien es Programmierer, Produktmanager, Support Mitarbeiter oder auch die Leute in Vertrieb und in der Verwaltung. Alle leisten ihren Mehrwert im wesentlichen dadurch, dass sie Gedanken Arbeit leisten. Bei den wenigsten gilt die Regel hier länger. Sie arbeiten, desto mehr Output. Wenn dies der Fall ist, sollte man einmal über Automatisierung nachdenken können.

In allen Bereichen gibt es Phasen, in denen die Zusammenarbeit besonders wichtig ist. Dies ist in der Regel vor allem zu Beginn und zum Ende einer Phase oder eines Prozesses der Fall. Das sind in der Regel kreative Prozesse oder wenn es darum geht gemeinsam einen Abschluss zu finden.

Außerhalb davon ist es jedoch meistens produktivsten, wenn Wissensarbeiter in den so genannten Flow kommt. Also in einem Zustand, in dem er sehr fokussiert und konzentriert arbeiten kann.

Um diesen Flow zu ermöglichen, muss man zum einen Störungen fernhalten. Deswegen früher die Entscheidung zu Hause zu arbeiten. Außerdem, Mama braucht es Informationen und Entscheidungskompetenzen. Denn nichts ist schlimmer, als wenn ich gerade in den floh gekommen bin und mir dann wichtige Informationen fehlen Oder wenn ich nicht in der Lage bin Entscheidungen zu fällen weil mir Informationen oder die Kompetenz fehlt.

Im Büro passiert es ganz schnell, dass man aufspringt, zum entsprechenden Mitarbeiter läuft und sich wahlweise Informationen oder Entscheidung holt. Dann ist man zwar kurz unterbrochen, aber kann anschließend direkt weiter arbeiten.

Das funktioniert für einen selber super aber diejenigen, die man herangezogen hat, sind ihrerseits ihrem Flow unterbrochen. Entsprechend skaliert dieses Vorgehen nicht besonders gut.

Es geht also darum, möglichst viele Informationen vor zu halten (auch auffindbar), transparent zu kommunizieren und nicht zuletzt darum, Kompetenzen zu vergeben und Mitarbeiter dazu zu ermutigen in diesem Rahmen Entscheidungen zu fällen. Damit streifen wir ein weiteres Thema: Vision, Mission, Unternehmens werte, aber auch quartalsweise Ziele müssen definiert und verständlich kommuniziert werden. Viel zu oft höre ich Manager blubbern: ich möchte, dass meine Mitarbeiter unternehmerisch denken. Aber wie sollen sie das, wenn diese grundsätzlichen Dinge nicht definiert, unkompliziert sind und wenn es keinerlei Anstrengungen gibt, Mitarbeiter zu ermutigen, entsprechend zu handeln.

All dies braucht man, um asynchrone im Fokus Modus arbeiten zu können. Meine Erfahrung ist, dass dies auch das ist, was Mitarbeiter wollen und was sie glücklich macht. Nebenbei bemerkt ist Asynchrone, im Regel Fall also stark schriftlichte Arbeit, auch das, was in über Zeitzonen verteilten Teams am besten funktioniert.

Niemand arbeitet aber gerne ganz alleine. Daher muss es definierte Zeiten geben, in denen all das ausgetauscht und besprochen wird, was Mitarbeiter blockiert. Darüber hinaus bin ich der festen Überzeugung, dass es essenziell ist, auch den sozialen Austausch zu pflegen. Wer im Büro zusammen mit anderen sitzt, macht dieser oft unbewusst an der Kaffeemaschine oder im Flur. In verteilten Teams muss dieser soziale Austausch geregelt werden. Ein Teil kann auch Asynchrone erfolgen, aber das persönliche Gespräch eins zu eins im Video ist nicht zu ersetzen. Auch dies passt gut in die Team Zeit zur Synchronisierung. Ab und an empfehle ich auch ein zusätzliches Event zu machen, wo man zum Beispiel nach Feierabend entspannt oder ein Spiel spielt oder auch einfach nur mal einen Kaffee zusammen trinken. In verteilten Teams, die über mehrere Zeitzonen erstrecken, wird das noch ein bisschen komplexer. Meine Erfahrung ist, dass Gespräche am besten im kleineren Kreis mit maximal vier Teilnehmern funktionieren. Spiele hingegen funktionieren auch in größeren Runden sehr gut.